IGブレーン編集部 
BIツールは、さまざまな企業で導入されています。しかし、「何ができるツールなのか」「導入するメリットはあるのか」など、内容がよくわからない経営者やDX担当者も多いのではないでしょうか。BIツールは、企業における膨大なデータを管理できるツールです。
本記事では、BIツールの概要や導入目的、メリットなどについて財務コンサルタントのIGブレーンが解説します。
BIツールとは、企業の意思決定をサポートするツール
BIツールとは、どのようなツールのことを指すのでしょうか。ここからはBIツールの概要や定義、仕組みなどを解説しながら、BIツールが必要な理由と導入するメリットをご紹介いたします。
BIツールとは
BIとは、Business Intelligence（ビジネスインテリジェンス）の略語で企業が扱っている膨大なデータ情報を集約したり分析したりすることなどを指します。また、BIツールとは、膨大なデータをスピーディに集約、分析、加工、可視化し、経営戦略や現場での意思決定をサポートするシステムのことです。
BIツールは、経営陣や管理職だけでなく、現場サイドの社員にもさまざまなヒントを提供してくれます。
例えば、担当部署の業務改善や、扱うサービスの広告費用対効果、プロモーション戦略などの意思決定サポートなどです。
企業では、担当部署別に別々のシステムで膨大なデータを管理することが多く、そもそも情報を整理できていないケースが多いです。しかし、BIツールなら営業や販売、会計など、すべての膨大なデータを一括で管理し分析、可視化できるので、企業にとって正確で価値あるBIをスピーディに得ることができます。
企業にBIツールが必要な背景
近年は、企業のDX化が進んでいることから、BIツールが活躍できる場面が増えている傾向です。DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、AIやIoT、ビッグデータなどのデジタル技術を活用し、ワークフローやビジネスモデルの改善、効率化を図ることを指します。企業がDX化を進めるには、多くのデータを集約し分析するBIが重要な役割となるのです。
例えば、スマートフォンなど情報を簡単に得られるさまざまな端末が登場したことで、ユーザーの志向は日々変化し続けています。そういった状況のなか、これまでのように経験や勘などの直感的な経営判断をしていては、ユーザーニーズに応えることはできません。つまり、データに基づいた根拠のある判断が求められているのです。
BIツールの導入で、膨大なデータから得られた正確な情報を企業内で共有できれば、データドリブンな経営を進められます。それにより、データに基づいた根拠あるワークフローの効率化や、社会からニーズが高いサービスの提供ができるのです。
導入で得られる4つのメリット
BIツールの導入メリットは、「データの一括管理」「迅速な経営判断や意思決定」「データの見える化」「レポート作成時間の短縮」などが挙げられます。ここでは、それぞれのメリットごとに内容を確認していきましょう。
社内に散在するデータをまとめて管理できる
複数のシステム導入で社内に拡散してしまっているデータでも、BIツールを活用すれば一括管理が行えます。それぞれのシステムにおけるデータをまとめたうえで分析できるため、より詳細で新しい情報をデータから導き出すことが可能です。
タイムリー＆スピーディな経営判断と意思決定が実現できる
BIツールを活用し、より詳細で新しい情報を得られれば、迅速な経営判断と意思決定が実現できます。過去のやり方や経験、データだけで判断するのは効率的ではありません。
例えば、コロナ禍では人との付き合い方やお金の使い方など、さまざまな環境の変化が起こっています。人々の生活が大きく変わったことにより、企業が社会から求められている内容も変わりました。そのため、コロナ禍以前のデータは過去のもので、参考になりにくい数値とも言えます。
BIツールを活用しタイムリーな数値を把握できれば、社会からニーズのある判断や決断を導き出せるメリットがあります。
見える化により現場サイドにもスムーズに理解してもらえる
BIツールは、分析した数値をグラフなどで理解してもらいやすく「見える化」できることもメリットです。数字の羅列だけでは、現場担当者などに意味が伝わらなかったり、理解までに時間がかかってしまったりすることも少なくありません。
しかし、数値をグラフなどで見える化すれば理解しやすくなるので、「現場担当者が施策を考えやすくなる」などのメリットにつながります。
レポート作成業務を短縮できる
レポート作成の時間短縮につながるのもメリットの一つです。BIツールを使えば、データ収集後自動でレポーティングできるので、今までexcelなどを使って手作業で行っていたレポート作成の時間を短縮できます。
BIツール4つの基本機能
ここでは、BIツールに求められる基本的な機能の例を4つ紹介します。
社内データをまとめる収集と加工機能
BIツールは、社内のデータを収集し分析用のデータに加工し出力できます。一般的に「ETL機能」と呼ばれており、「Extract（抽出）、Transform（加工）、Load（出力や格納）」の頭文字を取った言葉です。
●ETLとは
ETL機能は、BIツールで収集されたデータを分析したい内容に合わせて必要な情報を抽出し、最適な形式で保存する（DWH）機能です。
●DWHとは
データを最適な形式で格納できるシステムを指します。最適な形式で出力されたデータを見える化することで、分析がしやすくなります。
データの可視化するレポーティングとダッシュボード機能
BIツールは、データを可視化するレポーティング機能やダッシュボード機能も備えています。Wordやexcel、PowerPoint、PDF、CSVなどのさまざまなファイル形式で出力できます。
デザインをカスタムする機能もあるので、より理解しやすいデザインで出力することもできます。そのため、データ分析に関連する専門的な知識も必要なく、人を選ばずにデータの理解が可能です。
ダッシュボードは、よりわかりやすく見える化するために、数値データなどをグラフや集計表、一覧表などで表示できる機能です。データの反映は、リアルタイムに更新されるので、タイムリーな対応につなげられます。
また、BIツールはパソコンで出力したデータをスマートフォンアプリなどでも閲覧可能です。これも、場所を選ばずタイムリーな対応には欠かせない機能といえます。
数値予測で経営目標に対する進捗を確認できる機能
BIツールには、数値の予測や経営目標に対する進捗を確認する機能もあります。企業のさまざまなシステムから収集したデータを監視して、数値の予測や目標に対する進捗を確認できます。
タイムリーに問題点を見つけられるので、何か問題がありそうな予測が出れば、迅速な対応ができます。この機能はOLAPと呼ばれ、問題点や解決策を見つけられます。
●OLAPとは
「Online Analytical Processing」の略語で、膨大なデータを多方面から分析し問題点と解決策を洗い出すことを指し、和訳すると「オンライン分析処理」「多次元処理」となります。企業では、問題を修正するためになんらかの意思決定が必要です。OLAP分析機能は、意思決定に必要となる最適な解決策を導いてくれます。
また、データマイニングという問題の対処のヒントを導く機能もあります。データマイニング機能とは、これまでに蓄積されたデータから関係性が高いデータを抽出し分析するものです。分析されたデータを参考に、迅速な対処ができるようになります。
データを共有できる機能
BIツールは、データを共有する機能もあります。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど、さまざまな端末で共有可能です。データを共有できれば、excelなどで大量のレポートを作成することもないので、業務の効率化につなげられるでしょう。
BIツールを導入する際の注意点
BIツールは、企業に多くのメリットをもたらしてくれます。しかし、単に導入するだけでは失敗してしまうケースもあるため、注意が必要です。成功に導くためにも、BIツールを導入で失敗しないための4つの注意点を押さえておきましょう。
利用にはコストがかかる
BIツールは、有料の場合が多くシステム利用料が必要です。さらに、利用する社員分のアカウント登録が必要となるため、その分コストも上がります。また、利用料だけでなくデータ収集には膨大な時間（人件費）も必要です。無駄なコストを抑えるなら、社員数を踏まえて、あらかじめ自社が利用するべき機能を検討したうえで導入しましょう。
導入目的が明確でないと自社に合ったツールを選べない
BIツールは、利用する目的を明確にして導入するのもポイントです。BIツールを使って、「自社のどんな課題をクリアしたいのか」「何を達成したいのか」などを明確にして導入する必要があります。BIツールには、さまざまな種類があり、機能や特徴もツールごとに異なります。そのため、利用目的が明確でないと最適なツールを選択できません。
目的を明確にしないで、導入してしまうと自社のニーズとは異なるサービスで使いこなせない場合も…。自社に最適なBIツールを正しく選びたい場合は、まず自社が何をしたいのか導入目的を明確にしておきましょう。
データがないと分析できない
BIツールは、蓄積されたデータを分析するツールなので、分析するためのデータが必要です。そのため、データがない状態では利用できません。導入を検討する前に、何を分析したいかを明確にしたうえで分析に必要なデータがそろっているかを確認しましょう。
分析に必要なデータがそろっていないなら、データを集める必要があります。データを集める作業の際は、BIツールの導入目的を踏まえて何のデータが必要なのかを把握したうえで進めると効率的です。
分析データを活用しPDCAサイクルを回すことが重要
BIツールを導入するなら、データの見える化で満足するのではなく、課題発見に活用し改善を行うPDCAサイクルの構築が大切です。BIツールを導入したことで分析作業が効率的になっても、BIツールの本当の目的となるタイムリーな経営判断につなげられなければ意味がありません。
そのためにも、前述しているようにBIツールの導入目的を明確にしておく必要があります。データは、常に動くものです。継続的な分析を行いながら、PDCAサイクルを回し続けていくことが大切になります。
BIツールを導入してタイムリーな意思決定を実現させよう
BIツールは、企業の膨大なデータを集約し分析することで企業の経営戦略や現場サイドの意思決定を支援するツールです。タイムリーな意思決定が実現できるので、注意点を踏まえ使用目的を明確にしてから導入を検討しましょう。ブレインクロスは、財務コンサルタントがサポートするBIツールです。導入するうえでの注意点がすべて解決できるので、ぜひ活用してみてください。